Podstawowe pojęcia stosowane w amortyzacji

Aby zrozumieć przepisy regulujące zasady amortyzacji trzeba przede wszystkim poznać pojęcia dotyczące tego zagadnienia. Przepisy podatkowe posługują się pojęciem „środka trwałego” oraz „wartości niematerialnej i prawnej”.

Środki trwałe to rzeczy:

1. stanowiące własność lub współwłasność podatnika;
2. nabyte lub wytworzone przez podatnika;
3. kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania;
4. o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok;
5. wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością lub
6. oddane przez niego do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.

Własność (współwłasność) jest podstawowym kryterium zaliczenia rzeczy do środków trwałych, i w efekcie, jej amortyzowania. Nie można amortyzować cudzego obiektu. Nabycie własności należy oceniać według przepisów prawa cywilnego. W przypadku nieruchomości gruntowych i lokalowych datą nabycia własności jest data sporządzenia umowy w formie aktu notarialnego. W przypadku prawa użytkowania wieczystego i budynków na nim wybudowanych datą nabycia nieruchomości jest data wpisu (konstytutywnego) do księgi wieczystej. W przypadku nabycia w drodze zasiedzenia datą nabycia jest data upływu terminu niezbędnego do zasiedzenia (20 lub 30 lat posiadania nieruchomości). W przypadku nabycia w drodze spadku datą nabycia jest data śmierci spadkodawcy. Udział we współwłasności rzeczy wpływa na ustalanie podstawy amortyzacji; ustala się ją w takiej proporcji, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności rzeczy. Nie ustala się wartości tego udziału lecz wartość całej rzeczy.

Bardzo istotne jest także to, że środek trwały musi być „kompletny i zdatny do użytku”, co w przypadku obiektów budowlanych oznacza zakończenie budowy, przebudowy, modernizacji – przed rozpoczęciem amortyzacji. Warunek kompletności i zdatności do użytku wiąże się z koniecznością doliczenia do wartości początkowej (zob. Wartość początkowa) kwot wydanych na remonty i modernizacje przeprowadzone przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych.

Kolejną cechą odróżniającą środki trwałe od towarów handlowych oraz od wyposażenia jest przewidywany okres ich używania; musi być dłuższy niż rok.

Do środków trwałych zalicza się: grunty, budowle, budynki i lokale będące odrębną własnością, maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty ( art. 22a ust. 1 ustawy o PIT ). Majątek podlegający amortyzacji jest podzielony na grupy opisane w Klasyfikacji Środków Trwałych (dalej KŚT). Z KŚT wynika, że lokal mieszkalny to wydzielona trwałymi ścianami w obrębie budynku izba lub zespół izb przeznaczonych na stały pobyt ludzi, które wraz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokojeniu ich potrzeb mieszkaniowych ( ustawa z 24.06.1994 r. o własności lokali ). W obowiązującym ustawodawstwie nie określono pojęcia "lokalu użytkowego", rozumianego jako lokal niemieszkalny. Przyjmuje się, że pojęcie lokalu użytkowego odpowiada występującemu w ustawie o własności lokali pojęciu "lokalu o innym przeznaczeniu", przeciwstawnym pojęciu "lokalu mieszkalnego".

Grunty są środkiem trwałym, który nie podlega amortyzacji. Podobnie jest z prawem użytkowania wieczystego ( art. 22c pkt 1 ustawy o PIT ). Wydatek poniesiony na ich zakup nigdy nie zostaje rozliczony (chyba, że dochodzi do sprzedaży).

Do podlegających amortyzacji środków trwałych wynajmującego zalicza się lokal (budynek) oraz rzeczy ruchome znajdujące się w lokalu np. telewizor, lodówka, pralka, meble. Natomiast wbudowane na stałe szafy, kuchnie, sanitariaty itp. są traktowane jak element lokalu i nie podlegają osobnej amortyzacji.

Wartość poszczególnych składników majątku nie ma wpływu na ich zaliczenie do środków trwałych. Każda rzecz, która - w założeniu - ma służyć wynajmującemu dłużej niż rok jest środkiem trwałym. Środki trwałe o niskiej wartości (do 3500 zł) można amortyzować jednorazowo albo od razu wydatek na ich zakup zaliczyć do kosztów podatkowych; skutek jest taki sam. Dotyczy to przede wszystkim mebli. Każdy mebel powinien zostać osobno rozliczony wg powyższych zasad (zob. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie z 26.10.2004 r., II US.PB-I-415/58/04, który uznał, że: „W przypadku mebli poszczególne elementy (...) mogą stanowić odrębny środek trwały podlegający odpisom amortyzacyjnym. W przeciwnym razie, tj. jeżeli meble tworzą jeden połączony zestaw, którego pojedyncze elementy nie są mogą występować osobno, traktuje się je jako jeden środek trwały – meble”). Jeżeli wartość mebla jest wyższa niż 3500 zł, podatnik powinien go wprowadzić do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Jeżeli najemca ponosi nakłady na wynajmowany lokal np. dodatkowe ścianki, podwieszane sufity, dodatkowa instalacja grzewcza – podlegają one amortyzacji u najemcy. Po zakończeniu umowy najmu owe nakłady mogą być przedmiotem osobnego rozliczenia z wynajmującym; sposób rozliczenia powinien zostać określony w umowie najmu. Kwota zapłacona najemcy z tego tytułu powinna powiększyć wartość początkową lokalu (budynku).

Obok środków trwałych istnieje druga kategoria majątkowa podlegająca amortyzacji, zwana „wartości niematerialne i prawne”. Zalicza się do niej m.in.

1. spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,
2. spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
3. prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych nie dzieli już lokali spółdzielczych na mieszkalne i niemieszkalne, natomiast przepisy podatkowe pozostawiły ten podział - ze względu na inne stawki amortyzacji.

Do wyposażenia zalicza się takie składniki majątku, które nie mogą zostać zaliczone do środków trwałych bo np. przewidywany okres ich używania jest krótszy niż rok. Do wyposażenia zalicza się rzeczy o wartości powyżej 1500 zł.